账务系统凭证输入设计

　　手工会计作业从凭证到日记帐、明细帐、总帐均有不同人员登录，并定期核对，几个人同时出错 的可能性较小。而电算系统的所有数据都来源于凭证，只要一次输入原始数据，系统就会自动进行多 项处理。一旦出错，将相发登日记帐、明细帐及总帐，直至报表输出等一系列错误。因此，设计良好 的输入模块是保证整个帐务系统质量的关键。

　　凭证输入设计概述

　　会计信息系统对数据的要求较一般信息处理系统具有其自身的特点，输入设计要充分予以考虑， 这些特点主要表现在：

　　输入数据量大。一个中等规模的企业，每月发生的会计记帐凭证就要上千张，如果考虑到诸如材 料领用单，销售发票等原始凭证，其数量则更加可观。

　　输入单据种类多。除记帐凭证分为收付款和转帐外，还有相当一部分原始原始单据需要输入。这 些单据的格式均不相同，较典型的有单金额式与数量金额式之分。

　　输入数据质量要求高。输入的质量决定系统的质量。会计数据准确性，不仅关系到能否正确反映 企业生产经营活动及其成果的真实性，而且涉及到国家的财经制度、法令法规的贯彻执行。

　　输入速度要求快。由于会计数据源分布面广，数据量非常大，输入速度也就成了影响系统效率的 “瓶颈”。这一问题不解决，很难保证会计数据处理的“日清月结”。

　　基于上述原因，为了保证系统开发人员能够设计一个输入方便、直观、准确性高、具有较高的输 入速度和较低出错率的系统，一般应从程序设计、输入方式及输入设备等几方面综合考虑。

　　（一）输入设计目标

　　1、控制输入量

　　帐务处理系统中，操作量最大的就是凭证录入。凭证输入的速度取决于凭证数量的多少、每张凭 证内容的多少以及操作员键入的速度和准确性。一个企业的输入凭证多少是由企业经营状况决定，不 可能随意增减。因此，要提高凭证输入的效率，可采取如下措施：

　　（1）减少填写项目。尽量用固定项目、固定位数代替可变项目、位数，以减少操作员击键次数。 能够通过机器自动计算得到的项目，就不要用手工输入。例如，输入了数量、单价，就可以自动产生 金额。当然，如果是为了校验的目的多输一遍，则是另外一回事。如果每张凭证在录入过程中减少一 定的击键次数，对成千张的凭证来说，其节约的工作量是相当可观的。

　　（2）减少凭证输入的种类。如收付款凭证可使其格式一样，仅以不同色彩加以区别。这样也可以 减少操作员因惯性而产生的错误。