浅析Excel在现代会计中的运用

随着计算机的运用与会计电算化的普及，在现代会计工作中，如何运用计算机来提高 工作效率越来越受到重视。Excel中文电子表格处理软件能较好地帮助我们编辑、管理 和自动处理各种类型的电子表格。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操 作方法是现代会计工作的好帮手。

　　1　利用Excel编制会计报表

　　编制会计报表是会计工作中最常见且繁重的手工劳动，具有种类繁杂、编制工作量大 、容易出错等缺点。而Excel最常用的功能就是编制报表，XLS格式的报表具有编制简单 快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。下面 ，以编制资产负债表为例，简要说明XLS格式报表的编制和维护。
　　(1)建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏，输入报表的名称或简称 (如“×月份资产负债表”即可)并根据报表篇幅的大小设置页面。
　　(2)填写报表的文字内容。根据表格的需要，通过选择单元格的位置、大小，设置单元 格式，合并单元格等方法，初步编制报表。
　　(3)设置报表数据的函数关系。如资产负债表中，流动资金上期合计栏，可选择相关单 元格后，输入“ = ”号分别点击相关函数的单元格，根据需要输入函数关系的符号即 可。年初栏设置完成后，用复制的方式，将该单元格的函数关系复制到年末数栏。至此 ，表格的空白表即编制完成。
　　(4)填制报表数据。根据实际情况，在对应的单元格里，分别填写相关数据；在电脑自 动产生数据的单元格，不可填写数据。对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通 过数据转换的方法编制报表。
　　(5)数据保护。对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体办法是选择 工具栏的保护功能，输入密码后，即可对报表进行保护。

　　2　利用Excel的图表函数

　　编制财务分析时，通常我们只用文字和数字来表述，如果我们可以利用Excel的图表函 数生成图表，就可以更直观、更形象地表现数据间的某种相对关系，同时使财务分析变 得更具说服力。在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的大小关系，用折线图反 映数据间的趋势关系，用饼图表现数据间的比例分配关系。
　　(1)柱形图的建立步骤。首先，打开用Excel制作的会计表格，并拖拉选取要生成图表 的数据区。其次，单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤——图表 类型对话框，使“图表类型”为柱形图，单击“下一步”。第三，进入图表向导第二步 骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。第四，进入图 表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示 的信息。第五，通常直接单击“下一步”进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认 状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。